September. Medewerkers van Search Engine Journal hebben gestemd om het vierdaagse werkweekprogramma te testen! We voeren het programma uit in samenwerking met 4 Day Week Global als een proefprogramma van zes maanden. Een van de belangrijkste principes van intern testen is dat het door de werknemer wordt geleid, dus vroeg het management de werknemer om te stemmen over het al dan niet starten van het testproces. Het management heeft ook een werknemerscommissie aangesteld om zorgen te horen en beleid met betrekking tot de test te implementeren. We naderen het middelpunt van de proef en ik wilde schrijven over enkele van de successen en uitdagingen waarmee we tot dusver zijn geconfronteerd. Als u erover nadenkt om een proefperiode van vier dagen bij uw bedrijf te doen, hoop ik dat deze informatie u helpt om u voor te bereiden!
Vierdaags werkweekprogramma
Het vierdaagse werkweekexperiment heeft verschillende basisprincipes:
- Het moet voor iedereen werken.
- Mensen moeten niet op andere manieren proberen meer tijd in de week te proppen. Het moet 100% salaris, 80% tijd en 100% productiviteit zijn.
- Het eindresultaat zou een beter en minder stressvol leven tijdens de werkweek moeten zijn, niet meer.
De grootste uitdagingen in een vierdaagse werkweek
Als je dit artikel leest, neem ik aan dat je de potentiële voordelen van vierdaagse werkweken al kent. We hebben veel voordelen ervaren en ik zal ze in een toekomstig artikel behandelen. Laten we dieper ingaan op de uitdagingen die we ontdekten tijdens het pilotprogramma en de oplossingen die we tot nu toe hebben geïmplementeerd.
Een vierdaagse werkweek heeft verschillende effecten op verschillende teams
Voor teams die met iemand extern communiceren, kan het moeilijker zijn om zich aan te passen aan vierdaagse weken. Externe teams zoals sales, accountmanagement en media missen een dag waarop hun contacten belangrijke of tijdgevoelige berichten kunnen sturen. Als de planning van uw bedrijf niet effectief wordt gecommuniceerd, kan dit leiden tot frustratie en gemiste deadlines. Deze teams hebben mogelijk aanvullende zorgen over de KPI’s waarvoor ze verantwoordelijk zijn en of ze oproepbaar moeten zijn om urgente problemen op te lossen die zich voordoen op niet-werkdagen. We besloten de verleiding te weerstaan om te proberen oplossingen te vinden waar we de hele week mee door konden gaan. Het is misschien niet geschikt voor uw bedrijf. Zoals 4 Day Week Global zegt, is er geen pasklare oplossing voor elk bedrijf. We bespraken uitgebreid de mogelijkheid om verschillende teams of verschillende werknemers verschillende schema’s te laten werken. Maar vierdaagse weken zijn een moeilijke aanpassing, en hoe moeilijker je het intern maakt, hoe groter de kans dat je het bedrijf als geheel niet volledig implementeert. Veel bedrijven hebben werknemers die behoefte hebben aan extra uren. Om de zaken eerlijk te houden en sommige werknemers niet extra te belasten, hebben we besloten dat iedereen dezelfde vrije dag moet hebben, die moet worden gehandhaafd als sluitingstijd – in ieder geval voor de duur van onze proefperiode. Er zijn situaties geweest waarin mensen op vrijdag extra tijd nemen (ik deed het maar twee keer), maar over het algemeen merken we dat de verleiding minder groot is als iedereen dezelfde dag aanhoudt. Het is makkelijker om de culturele boodschap vast te houden dat we ooit gesloten zijn. Dus hoe los je de problemen op waarmee externe teams worden geconfronteerd? Heldere communicatie is ons antwoord. Maak uw nieuwe planning openbaar en neem contact op met externe belanghebbenden om hen te informeren. U moet herinneringen blijven sturen. Het is de moeite waard om de informatie op uw website, e-mail te plaatsen. e-mailhandtekeningen en eventuele externe berichten. Dit vereist de steun van het management en elke medewerker om ervoor te zorgen dat externe teams niet meer lasten dragen dan andere. We werken er nog steeds aan. Verschillende teams hebben verschillende communicatieverantwoordelijkheden.
Een vierdaagse werkweek heeft een verschillend effect op deeltijdwerkers, uurloners en aannemers
Voor werknemers in loondienst is de berekening van een vierdaagse werkweek vrij eenvoudig: 100% salaris, 80% tijd, 100% productiviteit. SEJ heeft mensen over de hele wereld in dienst en heeft verschillende contracten en overeenkomsten. We hebben een aantal fulltime contractanten, een aantal parttime contractanten en zelfs enkele uurregelingen. Hoe we ervoor kunnen zorgen dat de vierdaagse werkweek voor alle partijen evenveel voordeel oplevert, is een uitdaging die we blijven aangaan. Onze prioriteit is een door de medewerkers geleide aanpak van deze kwesties. Omdat we zoveel verschillende soorten arbeidsregelingen hebben, is de beste manier om het programma voor elk type werknemer te beheren een voortdurend gesprek, en contractwerkers zijn vertegenwoordigd in een interne commissie die tijdens de proefperiode beleidsbeslissingen neemt. We ontdekten verschillende meningen over de beste manier om met de verschillende regelingen om te gaan en de personeelscommissie legde verschillende opties voor aan het management. We gebruikten bestaande informatie van 4 Day Week Global, met name enkele van de casestudy’s, om de gesprekken te leiden.
Maken vakanties driedaagse weken?
Tijdens de tweede week van de studie werd een driedaagse werkweek voltooid. Dit zorgde voor veel frustratie en angst. De verlenging van de verkorte uren legt een grote druk op het personeel dat moet voldoen aan prestatie-KPI’s. Een deel van het probleem is dat we een beleid hadden om feestdagen die in het weekend vallen te verplaatsen naar doordeweekse dagen. Vroeger hielden we zaterdagvakanties op vrijdag en zondagsvakanties op maandag. Vanwege de vierdaagse werkweek hebben we besloten dit beleid te wijzigen. Feestdagen die op vrijdag en zaterdag vallen, worden tijdens de werkweek niet meer in acht genomen. Feestdagen die op een doordeweekse dag vallen en feestdagen die op een zondag vallen, resulteren nog steeds in vrije dagen. Op deze manier kunnen werknemers nog steeds profiteren van af en toe een superkorte week, maar creëren we niet te veel stressvolle weken met minder tijd om dingen voor elkaar te krijgen.
Vierdaagse weken versterken bestaande productiviteitspijnpunten – wat eigenlijk een goede zaak is
Als u workflow- of productiviteitsproblemen heeft, zal experimenteren met vierdaagse weken deze urgent maken. En dat is goed. Het is gemakkelijk om zo verstrikt te raken in de dagelijkse klusjes en kritieke deadlines waar uw huishoudelijke taken onder lijden. Of het nu gaat om een individuele medewerker, een team of een bedrijf, het is moeilijk om tijd te vinden om de efficiëntie te verbeteren en knelpunten weg te werken. Een dag verliezen maakt dit werk dringend en noodzakelijk. Het laat je ook zien waar de grootste pijnpunten zitten. Dit komt misschien als een kleine schok. Als een bepaald proces veel tijd kost (zoals, ik weet niet, vergaderingen), wordt het ineens veel problematischer voor alle betrokkenen. Het was zeer informatief voor ons en het was de grote boost die we als team allemaal nodig hadden om inefficiënties te overwinnen. We zijn nog steeds aan het werk. Het probleem met minder tijd is dat je minder tijd hebt. Maar hier is waar we vinden dat onze door medewerkers geleide inspanningen van cruciaal belang zijn: de medewerkerscommissie die toezicht houdt op ons programma is gemachtigd om beslissingen te nemen en doelen te stellen. Alle medewerkers werden uitgenodigd om hun ervaringen, worstelingen en suggesties te delen via een anonieme ideeënbus. Om dit programma te laten werken, heb je de waarheid nodig:
- Wie denkt dat ze extra moeten werken?
- Wie is meer gestrest over het programma en waarom?
- Vindt iemand de implementatie oneerlijk?
Dit zijn geen waarheden die zich op hun gemak voelen bij het aankondigen van hun naam of het nemen van direct leiderschap. Daarom vond SEJ het belangrijk om een personeelscommissie op meerdere niveaus te hebben die niet alleen bevoegd is om de zorgen van het personeel te horen, maar ook om beslissingen over het programma te nemen.
Hoe werkt de vierdaagse werkweek van SEJ?
Zoals je kunt zien, hadden we veel uitdagingen! Het bovenstaande is geen uitputtende lijst van de weinige obstakels en struikelblokken die we onderweg tegenkwamen. We zijn bijna halverwege het programma en hoewel er nog veel knikken uit te werken zijn, is de algehele stemming positief. We hebben beslist een aantal grote vragen te beantwoorden en een aantal grote workflowproblemen op te lossen. Een vierdaagse werkweek geeft ons niet alleen meer controle over ons persoonlijke leven, maar dwingt ons ook om bestaande problemen aan te pakken die we misschien geen prioriteit hebben gegeven. We verzamelen feedback over het programma van alle teamleden. Ik zal binnenkort een update schrijven om enkele van de resultaten te bespreken.
Meer middelen:
- Vierdaagse werkweek – werkt het voor uw marketingteam? [Podcast]
- Is de 4-daagse werkweek de toekomst van werk? Vraag en antwoord met Joe O’Connor
- Hoe u een extern SEO-team opbouwt: planning en structuur
Uitgelichte afbeelding: Paulo Bobita/Search Engine Journal